GDPR (General Data Protection Regulation)
Informace o zpracování osobních údajů
Společnost REAL OFFICE s.r.o., se sídlem Konopná 73/4, 617 00 Brno, IČ: 277 48 561, (dále i jako „RO“) zapsaná v Obchodním rejstříku vedeném u Krajského obchodního soudu Brno pod sp. zn. C 56423, jako správce osobních údajů, své klienty, obchodní partnery nebo uživatele webových stránek www.realoffice.cz, informuje o níže popsaném shromažďování osobních údajů a zásadách ochrany soukromí.
REAL OFFICE s.r.o. zpracovává a uchovává o svých klientech následující identifikační a kontaktní údaje:
jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, adresa, druh a číslo identifikačního dokumentu/průkazu totožnosti, popř. dobu jeho platnosti, státní občanství, rodinný stav, název společnosti, IČ, místo podnikání, číslo bankovního účtu, e-mail, telefonní číslo, údaj zda jste či nejste politicky exponovanou osobou nebo osobou, vůči níž ČR uplatňuje mezinárodní sankce (naplnění povinnosti Zákona 253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu)
RO nezpracovává o svých klientech zvláštní kategorii osobních údajů tzv. citlivé údaje a nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování.
Účel zpracování
Data jsou primárně užívána z důvodu činnosti realitní kanceláře, zprostředkování prodeje, pronájmu či výkupu nemovitostí, vedení účetnictví a správy nemovitostí.
Real office s.r.o. vede účetnictví, kde se objevují informace o platbách klientů vůči RO.
Údaje, které klienti uvedou při e-mailové komunikaci, zůstávají uloženy na zabezpečeném e-mailovém serveru RO.
Pro činnost RO je potřeba vědět kdo jste a je potřeba se s Vámi spojit, ať telefonicky nebo korespondenčně a proto od Vás RO potřebuje identifikační a kontaktní údaje. Dále tyto údaje potřebujeme k přípravě smluvní dokumentace, popř. ke splnění povinností v souvislosti s realizací obchodních případů. Tyto údaje jsou zpracovávány po minimální dobu, po kterou se vede obchodní případ, po dobu určenou právními předpisy v souvislosti s vedením účetnictví a archivací dokumentů. Vaše jméno, příjmení a e-mailovou adresu můžeme vedle toho využít k tomu, abychom Vám zasílali obchodní sdělení, tj. abychom Vás informovali o událostech, novinkách nebo službách, které poskytujeme a které by Vás, podle našeho názoru, mohly zajímat. Zpracování Vašich osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení můžete kdykoliv odmítnout a nebude to mít vliv na naše jiné vzájemné vztahy. Stačí nám zaslat e-mail s příslušnou žádostí na adresu, ze které jste od nás obdržel obchodní sdělení.
Poskytnutím Vašich osobních údajů nám zároveň udělujete souhlas s jejich zpracováváním, které samozřejmě můžete vzít i zpět nebo můžete požádat o jejich výmaz z naší databáze, a to e-mailem na info@realoffice.cz.
Zákonnost zpracování podle Čl. 6 GDPR
Výše uvedené osobní údaje jsou podle článku 6 nařízení, zpracovávány na základě:
·bod 1b) zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, jehož smluvní stranou je subjekt údajů (klient), nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy (např. Zprostředkovatelská smlouva, Rezervační smlouva, Kupní smlouva atd.)
·bod 1c) zpracování je nezbytné pro splnění právních povinností správce (např. Zákon č. 253/2008 Sb.)
·bod 1f) zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy správce popř. třetí strany (např. zasílání marketingových sdělení)
Komu REAL OFFICE s.r.o. poskytuje Vaše údaje
Vaše údaje bude zpracovávat pouze RO a jeho zaměstnanci a spolupracovníci. Ve výše uvedených případech je poskytneme spolupracujícím subjektům za účelem dalšího vedení obchodního případu. Tyto subjekty mohou být zejména:
·osoba podílející se na obchodním případu,
·advokátní kancelář,
·odhadce nemovitostí,
·spolupracující realitní kancelář či makléř,
·katastrální úřad,
·finanční úřad,
·finanční poradce,
·banka,
·dodavatelé energií z důvodu přepisu,
·poskytovatel serveru, domény, datového úložiště nebo IT specialista,
·poskytovatel realitního software,
·správa nemovitosti či výbor předmětné nemovitosti,
·účetní, daňový poradce,
·dodavatel vyúčtování nákladů na bydlení,
·kontrolní orgány.
Vaše osobní údaje nebudou poskytnuty třetím osobám ze zemí mimo EU a EHP.
Jak dlouho Realoffice s.r.o. data udržuje
Vaše osobní údaje a data budeme zpracovávat po dobu nezbytně nutnou, tzn. po dobu, po kterou Vám budeme poskytovat naše služby či plnit vzájemnou smlouvu, nebo po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností podle platných právních předpisů, jako jsou například zákon o účetnictví, zákon o archivnictví a evidenci nebo zákon o dani z přidané hodnoty, nejdéle však 10 let od ukončení poskytování služeb či smluvního plnění. Po uplynutí této lhůty jsou data odstraněna nebo uložena k archivaci.
Vaše práva plynoucí ze zpracování osobních údajů
Ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů máte následující práva:
Principy zpracování osobních údajů
Veškeré osobní údaje a data zpracováváme v nejlepším úmyslu, v souladu se zákonem a odpovědně.
Zpracování je účelově omezené, což znamená, že zpracováváme osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely, přičemž osobní údaje nejsou dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný. Zajišťujeme, aby všechny dokumenty, kde jsou osobní údaje, byly chráněny proti přístupu neoprávněných osob. Tyto dokumenty jsou uloženy v uzamykatelných skříních, v uzamykatelných kancelářích popř. jsou zabezpečeny jinými obdobnými zabezpečovacími prostředky (EZS, trezorové skříně apod.).
Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 25.5.2018.